La gestión de proyectos es el uso de procedimientos, información y capacidades, métodos e instrumentos específicos, así como fuentes de información y rendimientos que los jefes y grupos de empresas utilizan para cumplir eficazmente los objetivos y expectativas de las tareas. La tarea que los ejecutivos aplican dentro de las empresas privadas a las grandes asociaciones mundiales y cualquier industria en alguna estructura, cualquiera, desde el CEO de una enorme asociación mundial a los trabajadores dentro de una empresa independiente, puede beneficiarse viendo algunos términos de la Gestión de Proyectos. El campo de la gestión de proyectos abarca diez áreas de conocimiento interconectadas e incorpora el uso de 47 procesos organizados en cinco grupos de procesos.
A continuación se presentan esos cinco grupos de procesos junto con sus operaciones:
Iniciación:
- Gestión de la integración: elaboración de una carta del proyecto
- Gestión de los interesados: identificación de los interesados
Planeando: Gestión de la integración: elaboración de un plan de gestión del proyecto
- Gestión del alcance: definir y gestionar el alcance, crear una estructura de desglose del trabajo (WBS) y reunir los requisitos.
- Gestión del tiempo: planificación, definición y desarrollo de horarios, actividades, estimación de recursos y duración de las actividades
- Gestión de los costos: planificación y estimación de los costos, y determinación de los presupuestos
- Gestión de la calidad: planificación e identificación de los requisitos de calidad
- Gestión de los recursos humanos: planificación e identificación de las necesidades de recursos humanos
- Gestión de las comunicaciones: planificación de las comunicaciones de los interesados
- Gestión de riesgos: planificación e identificación de posibles riesgos, realización de un análisis de riesgos cualitativo y cuantitativo, y planificación de estrategias de reducción de riesgos
- Gestión de las adquisiciones: planificación e identificación de las adquisiciones necesarias
- Gestión de los interesados: planificación de las expectativas de los interesados
Ejecutando: Combinar la junta: coordinar y ocuparse de todos los trabajos para la empresa
- Gestión de la calidad: realización de todos los aspectos de la gestión de la calidad
- Gestión de los recursos humanos: selección, desarrollo y gestión del equipo del proyecto
- Gestión de las comunicaciones: gestión de todos los aspectos de las comunicaciones
- Gestión de las adquisiciones: adoptar medidas para asegurar las adquisiciones necesarias.
- Gestión de los interesados: gestionar todas las expectativas de los interesados
Monitoreo y control: Incorporación de los ejecutivos: control y gestión de la labor de la empresa y la gestión de los cambios fundamentales.
- Gestión del alcance: validación y control del alcance del proyecto
- Gestión del tiempo: control del alcance del proyecto
- Gestión de los costos: control de los costos de los proyectos
- Gestión de la calidad: control de la calidad de los productos finales
- Gestión de las comunicaciones: control de todas las comunicaciones de los equipos y los interesados
- Gestión de las adquisiciones: control de las adquisiciones
- Gestión de los interesados: control de los compromisos de los interesados
Cierre: Coordinación de la junta: cierre de todos los períodos de la empresa
- Gestión de las adquisiciones: cierre de todas las adquisiciones de proyectos
- Estos grupos de procesos hacen que la gestión de proyectos sea un campo complicado de entender y de navegar.
En el tablero, las regiones de información esbozan muchas ideas, términos y actividades que incorporan la competencia y la tarea de las especializaciones de campo del ejecutivo. En total, diez áreas de conocimiento se superponen dentro de las cinco fases de la gestión de proyectos.
Las diez áreas de conocimiento son:
- Gestión de la integración de proyectos
- Gestión del alcance del proyecto
- Gestión del tiempo del proyecto
- Gestión de los costos del proyecto
- Gestión de la calidad del proyecto
- Gestión de los recursos humanos del proyecto
- Gestión de las comunicaciones del proyecto
- Gestión de riesgos del proyecto
- Gestión de adquisiciones de proyectos
- Gestión de los interesados en el proyecto
Lidiar con cualquier tarea puede convertirse en una peligrosa inclinación cuando tu asociación no tiene un fuerte manejo de todas las piezas móviles.
En primer lugar, tienes que entender, manejar y, si es necesario, reajustar las expectativas para estar en línea con los recursos que tienes o cambiar los recursos para que coincidan con las expectativas si ambos fallan, documentar por qué esto será un desastre y detener el proyecto para evitar hundir más fondos en un proyecto condenado.
Así es como deberías empezar:
- Intenta averiguar cuántos problemas tiene el proyecto comparando lo que se prometió con lo que se espera y lo que crees que el equipo puede cumplir prácticamente. Prácticamente significa: con un 10-20% de margen para alcanzar los objetivos de tiempo, coste y calidad, porque es un equipo nuevo para ti que aún no sabes cómo estimar, y las cosas siempre pueden salir mal.
- Haz un proyecto de evaluación de riesgos para saber en qué situación te encuentras.
- Identifique a sus principales interesados, su patrocinador y su cliente (puede haber muchos interesados pero sólo un cliente principal y un patrocinador principal)
- Tengan una ronda honesta de conversaciones uno a uno con ellos sobre lo que esperan, sus prioridades, y dónde está el proyecto frente a dónde pensaban que estaba.
- Busca la “teoría del doble vínculo” para diagnosticar si estás siendo puesto en una situación desesperada por gente que espera lo imposible. (No puedes cambiar las leyes de la física, no importa lo impresionante que sea el puesto de trabajo de alguien).
- Recuerda siempre que nueve mujeres no pueden tener un bebé en un mes, no importa lo bien que se manejen. Del mismo modo, si no arreglas la forma en que utilizas los recursos y no mantienes un método eficiente de gestión de proyectos, no puedes producir mejores resultados.
Habilidades de gestión de proyectos
Los directores de proyectos eficaces necesitan algo más que conocimientos técnicos. La función también requiere muchas aptitudes no técnicas, y son estas aptitudes más suaves las que a menudo determinan si un director de proyecto y el proyecto van a ser un éxito o un fracaso.
Los supervisores deben tener estas siete habilidades no especializadas:
- Cualidades de liderazgo
- Alta motivación
- Habilidades de comunicación
- Habilidades de organización
- Mejor Priorización
- Habilidades de resolución de problemas
- Adaptabilidad e inventiva
- Resultados del proyecto
El objetivo final de un proyecto se conoce como un entregable. Esto es algo que impulsó a un cliente, interno o externo, a iniciar el proyecto en primer lugar. Tiende a ser un entregable inconfundible o impalpable, por ejemplo, una programación, una estructura, una actualización del marco o incluso una mejora operativa.
Ventajas de tener una PMO o EPMO
La Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) y la Gestión de Proyectos Empresariales (EPMO) ayudan a las organizaciones a aplicar un enfoque estándar a la gestión de proyectos. Al establecer metodologías estándar, las PMO y las EPMO ofrecen los beneficios que las acompañan:
Reglas básicas y expectativas para los equipos de proyecto
- Un lenguaje común para los directores de proyectos, los líderes funcionales y otros interesados que facilite la comunicación y asegure la plena comprensión de las expectativas
- Mayores niveles de visibilidad y una mayor rendición de cuentas en toda la organización
- Mayor agilidad para adaptarse a otras iniciativas o cambios dentro de una organización
- La capacidad preparada para distinguir el estado de las asignaciones, los logros y las expectativas
- Indicadores clave de rendimiento pertinentes para medir el rendimiento de los proyectos
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¿Qué es la gestión de proyectos?
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