¡Llegan tiempos difíciles a todos los negocios, ya sea que esté trabajando en el campo bajo el sol abrasador o simplemente sentado frente a su PC en su oficina! 

El fracaso del proyecto es la peor pesadilla que podría tener un gerente de proyecto, ya que toda su planificación, los esfuerzos realizados por el equipo, el tiempo y el dinero invertidos por la empresa serán en vano con una retroalimentación o decisión negativa del cliente.  

Para evitar entrar en situaciones tan pesadas y asegurarse de que los proyectos se entreguen sin problemas, a continuación se presentan algunos de los ejercicios corporativos que cada gerente debe agregar a su proceso de trabajo diario para evitar fallas en los proyectos. Vamos a empezar!

Imagina el peor de los casos

Antes de comenzar cualquier proyecto, desarrolle un ejercicio de una o dos horas en el que usted y los miembros de su equipo puedan sentarse juntos para discutir y analizar los posibles problemas que podrían conducir al fracaso del proyecto. 

Siéntese con un bolígrafo y un papel, enumere las posibles situaciones como: 

• ¿Qué pasa si los proyectos no se ejecutan en el momento final?
• ¿Qué pasa si uno de los miembros del equipo da un paso atrás o no puede recuperarlo?
• ¿Qué pasa si los inversores se niegan a continuar?
• ¿Qué pasa si el sitio web se cae? 

Hacer una lluvia de ideas de antemano sobre estas situaciones creará una sensación de claridad entre todos sobre cuáles podrían ser las posibles soluciones y cómo pueden trabajar juntas en esas situaciones difíciles.

Adoptar una técnica premortem. 

Esta es una técnica de la nueva era en la que el proceso ayuda a identificar las áreas débiles en el plan del proyecto. Aquí se le pide al equipo que visualice que el proyecto se completó y resultó ser un desastre.

Basado en la imaginación de cada uno de los miembros que trabajan en el proyecto, los escenarios se toman en consideración y el plan del proyecto se revisa marcando todas las áreas de falla que se resolverán según el nuevo plan 

Pasé algunas horas para encontrar las soluciones alternativas. 

Tienes un plan listo, es un plan infalible con mínimas posibilidades de fracaso, ¡eso suena bien! ¿Correcto? 

Pero sugeriría que si usted y su equipo pudieran dedicar algo de tiempo una vez al mes para sentarse y discutir las soluciones alternativas a sus situaciones existentes y qué otras cosas se pueden hacer en el proyecto, aparte de lo que está en el plan, seguramente podrían ayudarlo y su equipo obtiene algunas ideas innovadoras sobre el mismo tema.

Al realizar esta pequeña actividad, tendrá algunas ideas sobrantes y las soluciones que podrían funcionar para usted en caso de una emergencia.

Controle sus dependencias. 

El factor más posible e incierto que puede conducir al fracaso del proyecto es cuando depende de la tercera persona que juega un papel importante en el proyecto para avanzar.

Por la tercera persona, quiero decir cualquier tercero que no sea el que trabaja como equipo interno o el que suministra los recursos necesarios para que el proyecto funcione. Siempre controle tales dependencias, ya que no importa cuán planificado y perfecto sea su plan, pero si esta área del plan del proyecto sigue siendo semanal, las posibilidades de tener problemas con su ejecución aumentarán.

Haga un proceso que lo ayude a reconocer las señales de advertencia.

Cada proyecto antes de llegar a su peor posición muestra algunos signos que pueden ayudarlo a saber que algo no está bien y debe rectificarse. 

Reconocer estos signos es lo que se necesita para evitar cualquier situación desastrosa y este sentido de reconocimiento solo se puede lograr creando un cierto proceso de trabajo que pueda ayudar fácilmente a identificar las lagunas.

Este proceso de trabajo incluye una revisión periódica de los objetivos del proyecto en función de la situación actual. Reúnase con su equipo para recibir actualizaciones sobre lo que está sucediendo y si todo funciona según el plan y si existe la necesidad de una revisión de ciertos aspectos del proyecto para anular las posibilidades de fracaso.

Evite el exceso de confianza 

Por último, deje de confiar demasiado en sus planes para tener éxito. Tener un cierto nivel de confianza basado en tu experiencia previa en el campo es bueno, pero superarlo y asumir que las cosas te meterán en problemas que nunca habrías imaginado. 

El exceso de confianza a menudo conduce a una falta de imprecisión, ya que las personas tienden a pasar por alto las cosas considerando que se hace de acuerdo con su visión y pensamientos. Pero esto podría cambiar las tornas para que caigan en una trampa que es difícil de sacar. 

Así que tenga confianza en lo que sea que haya planeado, pero no sea letárgico para ver qué tan bien se ejecuta para obtener los resultados correctos.

Resumiendo

Encontrar las soluciones se vuelve fácil si sabe exactamente dónde está el problema, así que si tiene 60 minutos para resolver un problema, intente cubrir el máximo (50 minutos) para comprender el problema y el resto 10 minutos para encontrar la solución.

Las fallas del proyecto también se pueden prevenir o manejar si las lagunas y las razones detrás de ellas se estudian bien. Esta visión previamente planificada sobre los problemas probables puede ayudarlo a usted y a su equipo a superar ciertas brechas del plan que tal vez no hayan pensado al momento de la creación del plan. La incorporación de las estrategias antes mencionadas antes de poner en práctica el próximo proyecto seguramente lo ayudará a evitar cualquier riesgo de falla del proyecto y ciertamente generará confianza entre usted y los miembros de su equipo.