5 Tipps zur Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans
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5 Tipps zur Erstellung eines Geschäftskontinuitätsplans

5 Tipps zur Erstellung eines Business-Continuity-Plans für Ihr Kleinunternehmen

Anfang dieses Jahres verbreitete sich COVID-19 über die ganze Welt. Regierungen, Unternehmen, Schulen und andere Teile der Gesellschaft mussten schließen oder ihre Funktionsweise ändern. Viele Unternehmen haben sich bemüht, mit den Veränderungen Schritt zu halten, damit sie überleben konnten. Es hat sich so viel verändert: Die Mitarbeiter arbeiten jetzt von zu Hause aus, Fernzugriff ist eine Notwendigkeit; die Kommunikation sieht anders aus. Die Unternehmen haben sich um Notfalltreibstoff gerungen, um in dieser Zeit weiter voranzukommen.

Was ist ein Business-Continuity-Plan?

Feuer, Überschwemmung, Tornados, Stromausfall, Cyber-Angriffe, Verletzungen von Mitarbeitern oder andere Großereignisse sind alles Beispiele für unerwartete Ereignisse, die sich drastisch auf ein Unternehmen auswirken können. Unterbrechungen wie diese können ein Unternehmen Zeit, Geld und Energie kosten. Für Unternehmen, insbesondere für kleine Unternehmen, ist es unerlässlich, einen Business Continuity Plan (BCP) zu erstellen, um solche Ereignisse vorauszudenken, bei denen sie diesen Notfalltreibstoff benötigen, um ihren Betrieb aufrechtzuerhalten.

Was ist also bei der Erstellung eines Business-Continuity-Plans am wichtigsten? Unternehmen müssen analysieren, eine Strategie zur Wiederherstellung erstellen, einen Plan entwickeln, organisieren, testen und schulen.

Analyse der Geschäftsauswirkungen

Unternehmen müssen die finanziellen und betrieblichen Risiken eines unerwarteten Ereignisses berücksichtigen. Ein Team von Mitarbeitern muss die Prioritäten der Wiederherstellung innerhalb des Unternehmens nach einem Ereignis ermitteln. Die Prioritäten werden nach den Dingen aufgelistet, die die größten Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Bei den Auswirkungen kann es sich um Zeit, Geld oder Anstrengungen zur Wiederherstellung der vollen Kapazität des Unternehmens handeln. Sobald die Prioritäten festgelegt sind, kann ein Punkt bestimmt werden, an dem ein finanzieller oder betrieblicher Verlust auftritt und welche Auswirkungen dies auf das Unternehmen haben wird. Schließlich müssen auch die betroffenen Ressourcen berücksichtigt, analysiert und priorisiert werden.

Erstellen einer Strategie zur Wiederherstellung

Die Business-Impact-Analyse wird verwendet, um eine Strategie für die Erholung zu erstellen, da sie Teile des Unternehmens identifiziert, die Priorität haben. Die Strategien müssen die betroffenen Ressourcen berücksichtigen, einschließlich Mitarbeiter, Einrichtungen, Mobiliar, Ausrüstung, Technologie, Maschinen, vorhandenes Inventar, Versorgungsunternehmen und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen Dritter, die mit dem Unternehmen zu tun haben. Wie kann sich ein Unternehmen mit den ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen (Zeit, Geld, Personal und Energie) effektiv und effizient erholen?

Einen Plan entwickeln

Die Entwicklung eines Plans ist der Prozess, bei dem eine Reihenfolge festgelegt wird, was als erstes, zweites, drittes usw. geschehen muss, falls ein Unternehmen sich von einem Ereignis erholen muss. Ein Plan sollte geschrieben werden und bei Bedarf verfügbar sein.

Organisieren Sie ein Genesungsteam

Wenn ein Unternehmen seinen Geschäftskontinuitätsplan anwenden muss, muss eine Gruppe von Personen eingesetzt werden, die das Unternehmen bei der effizienten Umsetzung des Plans unterstützen. Diese Personen müssen über den Plan selbst, aber auch über die Funktionsweise des Unternehmens Bescheid wissen. Jede Person im Team muss sich ihrer Rolle und der Rolle einer Gruppe bewusst sein, damit es keine Verwirrung gibt, wenn der Plan umgesetzt werden muss.

Testen und trainieren

Der Plan und das Recovery-Team müssen sich die Zeit nehmen, den Plan selbst zu testen. Es ist oft schwierig, die Löcher in den Plänen zu erkennen, solange es keine Tests gibt. Vielleicht muss etwas an dem Plan geändert werden, damit er reibungsloser funktioniert, und er muss zunächst bewertet werden. Wenn sich herausstellt, dass dies der Fall ist, dann müssen das Team und die an der Entwicklung des Plans Beteiligten diese Änderungen vornehmen.

Außerdem müssen die Mitarbeiter darin geschult werden, wie der Plan zu verwenden ist, wer zum Sanierungsteam gehört und welche spezifische Rolle er oder sie möglicherweise spielen wird, wenn der Plan verwendet werden muss. Ein Plan ist nicht sehr hilfreich und nützlich, wenn niemand darin geschult wird, ihn durchzuziehen.

Ein Geschäftskontinuitätsplan ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass jedes Kleinunternehmen über den Notfalltreibstoff verfügt, den es braucht, um im Falle von Überraschungen zu überleben. So wie ein Flugzeug einen Notfall berücksichtigen und über eine zusätzliche Treibstoffmenge verfügen muss, um zu helfen, muss ein Unternehmen auch vorausschauend denken und für die Möglichkeit eines Ereignisses planen, das seinen Betrieb unterbrechen könnte. Wenn diese Ereignisse nicht in Betracht gezogen oder geplant werden, kann es ein Unternehmen mehr Geld, Zeit und Mühe kosten, als wenn es von vornherein einen Plan gehabt hätte.

Autor Bio:

Leona ist Teil des Inhaltsteams von The Long Reach und arbeitet für verschiedene internationale Marken. Wenn Leona nicht gerade recherchiert und schreibt, liebt sie nichts mehr, als für eine Auszeit ins Land zu fahren.

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