Una oficina de gestión de proyectos (PMO) efectiva puede ser un socio poderoso para impulsar resultados comerciales positivos. Cuando todas las piezas se unen, los beneficios de una PMO sólida son numerosos: una mejor toma de decisiones, una menor exposición al riesgo, una mejor asignación y utilización de recursos, y ganancias repetibles. Sin embargo, cuando las piezas no encajan, un PMO puede convertirse en una responsabilidad.

El potencial para el fracaso de PMO es la razón por la cual tantas compañías luchan con la idea de utilizar un PMO en primer lugar. No podemos simplemente mirar los factores de éxito . Necesitamos entender: ¿Qué causa la falla de PMO? Primero examinemos desde una perspectiva amplia.

El panorama general del fracaso de la PMO: implementación deficiente de PPM

Cuando una PMO falla, a menudo se relaciona con errores cometidos en la implementación de Project Portfolio Management (PPM). En la superficie, un PMO y PPM parecen ir de la mano. Pero si esa fuera la norma, no sería necesario este artículo.

Desafortunadamente, es mucho más común encontrar que PPM ha sido mal implementado, en detrimento de la compañía. El PPM mal ejecutado es una señal de que su PMO no ha alcanzado la madurez y puede resultar en una falla. 

La noticia positiva es que estos problemas pueden evitarse y todavía hay esperanza de éxito si usted y su PMO pueden reconocer y corregir los siguientes errores comunes. 

1. Falta de visibilidad y datos

Si el personal de su PMO no puede ver lo que sucede en toda la organización, no podrá tomar decisiones informadas. ¿Qué significa eso para tus proyectos? Nada bueno. La visibilidad limitada y los datos limitados resultan en consecuencias como una mala selección de proyectos, falta de enfoque organizacional, pronósticos imprecisos, recursos limitados y falta de dirección estratégica y alineación. Externamente, sus clientes perderán confianza, ya que el bajo rendimiento da como resultado un mayor tiempo de comercialización, productos mediocres o fallidos y una disminución del valor de la marca.

Como arreglarlo

Dé el primer paso hacia la corrección centralizando la gestión de recursos y los informes para crear una única fuente de información en todos los departamentos. Facilite esto dejando caer hojas de cálculo engorrosas y largas reuniones. En su lugar, proporcione a su PMO una herramienta de administración de cartera ágil que brinde visibilidad a las personas, los resultados, los recursos y los beneficios.

2. Mala gestión de recursos 

Una de las razones clave por las que muchas empresas implementan un PMO es para mejorar la gestión de recursos. Para una PMO menos madura (e incluso algunas experimentadas), esa tarea puede ser su mayor desafío. Hay mucha presión para lograr entregables lo más rápido posible. Esto empuja a algunas PMO al modo de supervivencia. En lugar de una planificación cuidadosa y la asignación de recursos, se ven obligados a entregar todo lo que puedan tan rápido como puedan. Desafortunadamente, eso puede causar problemas como objetivos u horarios competitivos, disputas presupuestarias, escasez, paros, falta de personal, exceso de personal y falta de moral. 

Como arreglarlo

Hay cuatro pasos que su PMO puede tomar para mejorar la planificación de la capacidad de recursos. Primero, determine las limitaciones de recursos y demanda en los proyectos actuales y determine las necesidades de recursos proyectadas de proyectos futuros. Luego, cultive varios escenarios confiables de oferta y demanda que abarquen períodos de 3, 6 y 12 meses. Estas proyecciones ayudarán a centrarse en las necesidades estimadas de recursos. A continuación, asigne los recursos a los entregables en función de los datos de rendimiento anteriores o proyectos similares. Por último, vuelva a la tecnología y la visibilidad. Una herramienta sólida de administración de cartera es el mejor amigo de su PMO para pronosticar, elaborar estrategias y asignar sus recursos porque les permite ver todo de una vez y usar esos datos para tomar decisiones. 

3. Fracaso de PMO para priorizar proyectos

Cada proyecto no puede ser el proyecto más importante de la empresa, incluso si los propietarios del proyecto sienten lo contrario. Cuando una PMO asigna el mismo valor o urgencia a todos los entregables, habrá deficiencias inevitables en la ejecución. Por ejemplo, los grandes proyectos podrían sufrir ya que los proyectos de menor valor consumen recursos; los proyectos pequeños y necesarios podrían dejarse de lado o completarse de manera deficiente para finalizar entregas más grandes más rápido. 

Como arreglarlo

Primero, evalúe los entregables generales de toda la organización. Luego, acérquese a esos entregables para determinar el alcance. Examine la importancia de cada proyecto en comparación con los objetivos comerciales para determinar la prioridad. Con base en esos datos, divida los proyectos en categorías haciendo preguntas como: ¿Es esta una actividad de relleno que equivale a trabajo útil, pero no crítico? ¿Ofrece victorias rápidas que aumentarán la moral? ¿Vale la pena el tiempo y el esfuerzo, o debería ser archivado o arrojado? ¿Es un proyecto importante que ofrece grandes recompensas pero utiliza muchos recursos de la compañía? Estas preguntas ayudarán a su PMO a clasificar y priorizar proyectos. 

¿Cómo se combate la falla de PMO?

Un comienzo difícil no tiene por qué ser el final de su viaje de PMO. Al abordar errores comunes, como la falta de visibilidad y datos, la gestión deficiente de los recursos y la falta de priorización de proyectos, su PMO puede dar grandes pasos para lograr la madurez que beneficiará no solo al PMO sino a toda la organización.